Ein Gruppenadministrator kann eine Gruppe auf verschiedene Weise einstellen. So können Sie festlegen, was im linken Menü angezeigt wird. Wenn beispielsweise der Kalender, der Posteingang und der Aufgabenplaner nicht genutzt werden, können sie aus dem Menü entfernt werden, damit nur das angezeigt wird, was man braucht. Sie können als Gruppenadministrator auch festlegen, welche Berechtigungen ein Teilnehmer hat, wie die Widgets aussehen, welche Widgets auf der Startseite erscheinen usw.
Das Menü
Wenn Sie eine neue Gruppe erstellen, steht standardmäßig links ein Menü.
Die Startseite ist die Hauptseite der Gruppe, auf der Widgets wie z. B. eine Zeitleiste, Verknüpfungen und Mitteilungen stehen.
Sie können hier auch Nachrichten speziell für diese Gruppe anzeigen lassen. Sie können sofort sehen, welche Stichwörter und Teilnehmer es gibt. Außerdem sehen Sie den Kalender, Aufgabenplaner, Papierkorb und die Gruppenverwaltung. Nur Administratoren dieser Gruppe und Webmaster sehen unten im Menü Gruppenverwaltung stehen. Wenn Sie Gruppenadministrator sind, können Sie das ganze Menü verändern. Sie können Menüpunkte löschen und andere hinzufügen.
Hinzufügen
Klicken Sie im linken Menü auf Gruppenverwaltung. Auf der nun erscheinenden Seite sehen Sie, was Sie alles einstellen können.
Klicken Sie auf Hinzufügen und legen Sie fest, welche Elemente in der Gruppe hinzugefügt werden dürfen. Über die grüne Hinzufügen-Schaltfläche können Sie sehen, was hinzugefügt werden kann.
Die Zeitleiste
Auf der Startseite einer Gruppe steht ein Zeitleisten-Widget. In der Zeitleiste sehen Sie, was sich in der Gruppe tut, falls Sie dies so eingestellt haben. Wenn Sie beispielsweise eine Datei hochladen, können Sie mit einem Häkchen angeben, ob diese in der Zeitleiste wiedergegeben werden soll. Wenn das Häkchen aktiviert ist, wird in der Zeitleiste angezeigt, wenn eine Datei hochgeladen wurde, jemand eine Seite erstellt hat und jemand anders einen Termin in den Kalender eingetragen hat. Sie können zu allem in der Zeitleiste eine Reaktion schreiben und es gegebenenfalls liken.
Der Gruppenadministrator kann die Zeitleiste bei Bedarf anders einstellen. Klicken Sie rechts oben auf die graue Schaltfläche Gestaltung Startseite.
Nun erscheint ein orangefarbener Rand um Ihren Bildschirm. Klicken Sie in der Zeitleiste oben rechts auf die drei Punkte.
Nun sehen Sie folgendes:
Wählen Sie hier, wie die Zeitleiste dargestellt werden soll. Probieren Sie beide Optionen aus und entscheiden Sie, welche am besten zu dieser Gruppe passt.
Zusammenfassung der Möglichkeiten
- Teilnehmer und Berechtigungen: Hier können Sie Teilnehmer zu einer Gruppe hinzufügen und diesen die passenden Berechtigungen geben.
- Name, Symbol und Zugang: Auf dieser Seite können Sie den Gruppennamen, das Gruppensymbol und den Gruppentyp festlegen.
- Startseiten-Widgets: Hier kann die Startseite der Gruppe mit Widgets versehen werden.
- Menü: Unter Menü stellen Sie ein, welche Funktionen und Seiten im linken Menü der Gruppe angezeigt werden.
- Hinzufügen: Hier legen Sie fest, welche Elemente in der Gruppe hinzugefügt werden dürfen. Über die grüne Hinzufügen-Schaltfläche können sie sehen, was hinzugefügt werden kann.
- Label: Für jede Gruppe können Label erstellt werden. Ein Gruppenadministrator kann die Label aktivieren. Außerdem kann er dafür sorgen, dass die Label im linken Gruppenmenü erscheinen.
- Zeitleiste und Berichte: Sie können einstellen, was in der Zeitleiste, aber auch in den Berichten angezeigt wird und was nicht.
- Ordner-Einstellungen: In Gruppen mit einer Ordnerstruktur haben die Ordner eine Standardgestaltung. Wenn Sie eine andere Gestaltung wünschen, können Sie dies hier ändern.
- Statistiken: In den Gruppenstatistiken sehen Sie eine Übersicht der Zahl der Besuche, die häufig abgerufenen Elemente und die neueste Aktivität in einer Gruppe.
- Alle Elemente herunterladen: Ein Gruppenadministrator kann mit einem Druck auf den Knopf alle Ordner und Dateien einer Gruppe herunterladen, was zur Archivierung sehr praktisch ist.
- Benachrichtigungs-E-Mail: Wenn Sie den Gruppenteilnehmern (oder einem Teil von ihnen) eine Übersicht der neuesten Veränderungen in einer Gruppe senden möchten, können Sie dies mit einer Benachrichtigungs-E-Mail tun. Der Gruppenadministrator kann diese mit einer persönlichen Mitteilung versehen.