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Viadesk support / Intranet verwalten / Wozu dienen Elementvorlagen?

Wozu dienen Elementvorlagen?

Mit Elementvorlagen können Sie als Webmaster auf Ihre Wünsche zugeschnittene Elemente erstellen. Damit kreieren Sie wertvolle Funktionen, die auf Ihre internen Arbeitsabläufe ausgelegt sind, wie beispielsweise „Protokoll“- oder „Lernziel“-Funktionen, mit denen die Benutzer einfacher Protokolle im Viadesk-Intranet teilen können.

Eine neue Elementvorlage

Um eine Elementvorlage zu erstellen, gehen Sie zu Setup und dann zu Elementvorlagen.

Elementvorlagen in Setup

Auf der nun erscheinenden Seite sehen Sie alle bisher erstellten Elementvorlagen. Wenn die Seite leer ist, wurden noch keine Elementvorlagen erstellt.

Um eine neue Elementvorlage zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf die grüne Schaltfläche + Elementvorlage.

Neue Elementvorlage

Auf der nächsten Seite Elementvorlage hinzufügen können Sie das neue Element zusammenstellen:

Elementvorlage Element

  • Unter Titel geben Sie der Vorlage einen Namen, z. B. „Neuer Kunde“. Diesen Namen sehen die Benutzer, wenn sie in einer Gruppe die grüne Schaltfläche + Hinzufügen anklicken.
  • Darunter geben Sie an, welche Benutzergruppe dieses Element hinzufügen darf. Ist es nur für Gruppenadministratoren bestimmt oder auch für die Teilnehmer? Kreuzen Sie die gewünschten Benutzergruppen an.

Darunter sehen Sie genau wie bei einem Formular links ein Feld und rechts daneben verschiedene Elemente. Um diese Elemente zu der Elementvorlage hinzuzufügen, ziehen Sie diese in das graue Feld links auf der Seite.

Sie können aus folgenden Elementen wählen:

  • Datei
  • Datum
  • Hilfetext
  • Multiple Choice
  • Textbereich
  • Textfeld
  • Textfeld

Datei

Mit dem Element Datei kann jeder, der die Elementvorlage ausfüllt, eine Datei anhängen. Rechts können Sie bei Bedarf die Option aktivieren, die die Benutzer zum Anhängen einer Datei verpflichtet. Geben Sie diesem Element einen Namen, damit die Benutzer wissen, was sie hier tun müssen (z. B.: Bitte Anlage hinzufügen).

Datei anhängen

Datum

Geben Sie in das Element Datum eine eindeutige Frage oder Beschreibung ein, wofür hier ein Datum eingegeben werden muss.
Wenn die Elementvorlage fertig ist und von einem Mitarbeiter ausgefüllt wird, klickt dieser auf das graue Feld. Dann erscheint ein Kalender und kann ein Datum ausgewählt werden.

Datum Eingabe

Hilfetext

Ein Hilfetext kann eine Erklärung oder nähere Erläuterung zu anderen Feldern sein. Dieser Text enthält keine Ausfüllfelder für die Person, die das Element ausfüllt.

Hilfetext

Multiple Choice

Geben Sie eine Aussage oder Frage ein und darunter mehrere Antwortmöglichkeiten.

Bei den Antworten können Sie aus verschiedenen Formen wählen:

  • Optionsfeld: es kann nur 1 Antwort ausgewählt werden
  • Kontrollkästchen: es sind mehrere Antworten möglich und vor den Antworten stehen Kästchen anstatt Kreise
  • Listenfeld: ein Dropdown-Menü, in dem Sie eine Antwort anklicken können

Multiple choice

Textbereich

Das Element Textbereich dient zur Eingabe längerer Texte. Der Text bleibt unformatiert, d.h. er kann nicht in Fettschrift oder farbig dargestellt werden.

Textbereich

Textfeld

Das Element Textfeld ist für die Eingabe von kurzen Antworten gedacht.

Textfeld

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie diese Elementvorlage oder die letzten Änderungen doch nicht speichern möchten, klicken Sie auf Abbrechen.

Achtung: Wenn Sie eine Elementvorlage erstellt haben, ist diese noch nicht automatisch beim Anklicken der grünen Schaltfläche + Hinzufügen zu sehen.

Eine Elementvorlage hinzufügen

Bevor eine Elementvorlage benutzt werden kann, müssen Sie sie erst noch zur Gruppe hinzufügen. Gehen Sie zu der Gruppe, für die diese Elementvorlage bestimmt ist.
Klicken Sie links im Menü auf Gruppenverwaltung.

Gruppenverwaltung

Klicken Sie auf der nächsten Seite bei Elementtypen und Label auf Hinzufügen.

Hinzufügen

Nun erscheint eine Liste aller Elemente, die mit der grünen Schaltfläche + Hinzufügen in einer Gruppe hinzugefügt oder nicht hinzugefügt werden können. Kreuzen Sie das Kästchen vor der neuen Elementvorlage an und klicken Sie auf Speichern.

Eine Elementvorlage benutzen

Nachdem die Elementvorlage nun zu der grünen Schaltfläche + Hinzufügen hinzugefügt ist, können Sie sie benutzen. Gehen Sie zur Startseite der Gruppe. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche + Hinzufügen. Die neue Elementvorlage steht ganz unten. Klicken Sie sie an. Nun können Sie die Elementvorlage ausfüllen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern. Nun erscheint die ausgefüllte Vorlage in den Aktivitäten dieser Gruppe.

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