Stichwörter können von allen Benutzer frei eingegeben werden, mit Labeln kann ein funktionaler Administrator strukturiert zuvor festgelegte Stichwörter darstellen. Dabei kann genau angegeben werden, in welchen Gruppen und bei welchen Elementen ein Label erscheinen soll.
Ein Label ist im Grunde eine Gruppe von Stichwörtern, die zu einem bestimmten Element oder einer bestimmten Gruppe passen. Damit kann ein Administrator beispielsweise für die Benutzer:
- bei Dokumenten eine Option anzeigen lassen, mit der sie den Status des Dokuments wählen können (z. B. Neu, Konzept, Endgültig, Kontrolliert), oder
- bei Fragen verschiedene zuvor festgelegte Themen anzeigen lassen, die in der Community häufig vorkommen. Der Benutzer kann dann mit einem Klick angeben, um welches Thema es bei seiner Frage genau geht.
Mit Labeln können Sie also für mehr Struktur sorgen. Die Verwendung von Stichwörtern wird durch Label einheitlicher, so dass jeder für dieselbe Sache dasselbe Stichwort verwendet.
Ein Label erstellen
Bevor Sie ein Label verwenden können, müssen Sie zuerst eines erstellen:
- Gehen Sie zu Setup. Klicken Sie in dem Block Metadaten auf Label:
- Auf der nun erscheinenden Seite sehen Sie alle Label, die bereits mit den zugehörigen Stichwörtern erstellt wurden. Wenn hier noch nichts steht, wurde noch kein Label erstellt.
- Um ein neues Label zu erstellen, klicken Sie rechts auf die grüne Schaltfläche + Label.
- Geben Sie dem neuen Label einen Namen, z. B. Veranstaltungen.
- Darunter tragen Sie die bereits festgelegten Stichwörter ein, die unter das Label fallen. Das sind die Möglichkeiten, aus denen die Benutzer später unter der Überschrift „Veranstaltungen“ wählen können. Die Liste sollte mindestens 3 und höchstens 8 Stichwörter umfassen.
- Geben Sie bei „Anwenden für …“ an, bei welcher Art von Elementen dieses Label angezeigt werden soll. Ein Label ist oft nur bei einem oder zwei Elementarten sinnvoll. Klicken Sie die Elemente in der Liste an, für die dieses Label (mit den Stichwörtern) verwendet werden darf. Wenn Sie möchten, dass es für alle Arten von Elementen verwendet werden kann, klicken Sie oben auf Alle.
- Wählen Sie jetzt die Gruppen aus, in denen das Label für die Benutzer sichtbar sein soll. Kreuzen Sie dazu die Kästchen vor den betreffenden Gruppennamen an.
- Unter „Anzeigen als …“ legen Sie fest, wie das Label angezeigt werden soll.
- Wenn die Benutzer mehrere Optionen ankreuzen können sollen, wählen Sie „Kontrollkästchen“.
- Dürfen die Benutzer nur eine Option auswählen? Wählen Sie dann „Optionsfeld“ oder „Listenfeld“.
Wenn das Label allen Benutzern klar ist (z. B. „Dokumentstatus“), wählen Sie am besten „Listenfeld“. Wenn es für die Benutzer besser ist, dass sie die verfügbaren Optionen auf einen Blick sehen, wählen Sie „Optionsfeld“.
Bei Bedarf können Sie unten auf der Seite angeben, ob Benutzer sich zum Experten für ein zuvor festgelegtes Stichwort erklären können. Wenn dies möglich ist und ein Benutzer sich zum Experten erklärt, ist das in seinem oder ihrem Profil sichtbar. Achtung: Wenn Sie diese Option ankreuzen, werden die Stichwörter automatisch als Kontrollkästchen dargestellt.
Wenn alles ausgefüllt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um das neue Label zu speichern.
Ein Label sichtbar machen
Wenn Sie ein Label erstellt haben, ist es noch nicht in einer Gruppe sichtbar. Dazu müssen Sie erst folgendes tun:
- Gehen Sie zu der Gruppe, in der das Label sichtbar werden soll.
- Klicken Sie links im Menü auf Gruppenverwaltung.
- Auf der nun erscheinenden Seite gehen Sie zu Label.
- Kreuzen Sie das Kästchen vor dem Label, das sichtbar werden soll, an und klicken Sie auf Speichern.
Wo taucht das Label auf?
Als Sie das Label erstellt haben, haben Sie festgelegt, bei welchen Elementen und in welchen Gruppen das Label zur Verfügung stehen soll. Angenommen Sie haben das Element Nachricht angekreuzt:
- Wenn Sie jetzt in der ausgewählten Gruppe einen Nachrichtenartikel erstellen (klicken Sie im Menü links auf Nachricht und dann auf die grüne Schaltfläche + Nachrichtenartikel),
- dann sehen Sie rechts das Label mit den zugehörigen Stichwörtern.
- Kreuzen Sie die Stichwörter an, die zu dem Nachrichtenartikel passen.
Jetzt können Sie sicher sein, dass jeder dasselbe Stichwort verwendet.