In Viadesk gibt es drei Möglichkeiten, wie Sie neue Teilnehmer zum Intranet hinzufügen können:
- Durch die manuelle Eingabe in das Formular, womit Sie bis zu fünf Nutzer auf einmal hinzufügen können
- Mithilfe des Uploads einer Importdatei einer Excel-Tabelle, um mehrere Teilnehmer gleichzeitig hinzuzufügen.
- Automatisch durch Teilnehmerverwaltung mit der Viadesk API.
Teilnehmer hinzufügen
Sie können neue Teilnehmer über Setup > Teilnehmer hinzufügen. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche + Teilnehmer, um zu dem „Teilnehmer hinzufügen“-Bildschirm zu gelangen.
Teilnehmer mithilfe des Formulars hinzufügen
Hier können Sie unmittelbar einen bis fünf neue Teilnehmer hinzufügen. Folgende Schritte müssen Sie hierzu beachten:
- Geben Sie den Vornamen, Nachnamen, Organisationsnamen und die E-Mail-Adresse des/der neuen Benutzer(s) ein.
- Wählen Sie die Sprache, die die Teilnehmer im Social Intranet benutzen werden.
- Die Option „Einladungen per E-Mail versenden“ ist standardmäßig aktiviert. Entfernen Sie das Häkchen, wenn Sie den Teilnehmern erst später die Aktivierungs-E-Mail senden wollen.
- Passen Sie die Einladungs-E-Mail für die neuen Teilnehmer bei Bedarf an Ihre Wünsche an.
- Klicken Sie auf Speichern, um zum nächsten Bildschirm zu gelangen. Dort legen Sie fest, zu welchen Gruppen die Teilnehmer Zugang haben sollen.
In der Übersicht Gruppenteilnahme kreuzen Sie die Gruppen an, zu denen die zuvor eingegebenen Teilnehmer Zugang haben sollen.
Kreuzen Sie hinter einem Gruppennamen mindestens eines der Kästchen an, so dass der/die neue(n) Teilnehmer Zugang zu dieser Gruppe hat/haben. Wählen Sie aus den Optionen lesen, hinzufügen, bearbeiten oder verwalten. In der Registerkarte Teilnehmerlisten können Sie die Teilnehmer auch direkt zu bestimmten Teilnehmerlisten hinzufügen.
Klicken Sie auf Speichern, um den/die neuen Teilnehmer tatsächlich hinzuzufügen.
Teilnehmer aus einer Excel-Tabelle importieren
Mit einer Excel-Importdatei lässt sich schnell eine große Gruppe von Teilnehmern zum Intranet hinzufügen. Gehen Sie hierzu zu Setup > Teilnehmer und klicken Sie auf die grüne + Teilnehmer-Schaltfläche.
Wählen Sie nun die Registerkarte Teilnehmer über Datei importieren.
In dieser Registerkarte können Sie:
- die Excel-Vorlage für das Importieren von Teilnehmern herunterladen,
- eine ausgefüllte Excel-Tabelle importieren, um eine Gruppe von Teilnehmern hinzuzufügen.
Um mit der Excel-Vorlage Teilnehmer importieren zu können, muss von jeder Person mindestens der Vorname, Nachname, Organisationsname und eine E-Mail-Adresse eingetragen werden. Wenn diese Informationen eingetragen sind, importieren Sie die Teilnehmer:
- Wählen Sie die Importdatei.
- Entfernen Sie bei Bedarf das Häkchen vor „Einladungen per E-Mail versenden“, wenn Sie den Teilnehmern die Aktivierungs-E-Mail erst später zusenden wollen. Die Option ist standardmäßig aktiviert.
- Passen Sie den Text der Einladungs-E-Mail für die neuen Teilnehmer bei Bedarf an Ihre Wünsche an.
- Klicken Sie auf Speichern, um Viadesk die zu importierenden Daten mit den bereits aktiven Teilnehmern vergleichen zu lassen. Sie können dies im nächsten Bildschirm kontrollieren und bestätigen.
Dieser Bildschirm zeigt eine Tabelle mit allen Änderungen, die anhand der Angaben in der Excel-Datei vorgenommen werden.
Mit Symbolen wird angezeigt, ob ein Teilnehmer neu hinzugefügt, geändert oder gleich geblieben ist. Wenn die Änderungen stimmen, klicken Sie auf Importieren.
Im letzten Bildschirm legen Sie erneut die Gruppen fest, zu denen die eingegebenen Teilnehmer Zugang haben sollen.
Kreuzen Sie hinter einem Gruppennamen mindestens eines der Kästchen an, so dass der/die neue(n) Teilnehmer Zugang zu dieser Gruppe hat/haben. Wählen Sie aus den Optionen lesen, hinzufügen, bearbeiten oder verwalten. In der Registerkarte Teilnehmerlisten können Sie die importierten Teilnehmer auch direkt zu bestimmten Teilnehmerlisten hinzufügen.
Klicken Sie auf Speichern, um den/die importierten Teilnehmer tatsächlich hinzuzufügen.
Automatische Teilnehmerverwaltung mit der Viadesk API
Immer mehr Organisationen automatisieren die Teilnehmerverwaltung oder entscheiden sich für Verknüpfungen über SAML oder OpenID Connect. Um das Hinzufügen von Teilnehmern zu automatisieren, kann das Viadesk API verwendet werden. Für nähere Informationen können Sie sich an die Support-Abteilung wenden.