Wie nutze ich Teilnehmerlisten für eine strukturierte Benutzerverwaltung?

Um die Verwaltung der Benutzer und ihrer Gruppenteilnahmen strukturieren zu können, können Sie Teilnehmerlisten verwenden. Mit Teilnehmerlisten können Webmaster und Gruppenadministratoren mit einem Klick einer Gruppe von Teilnehmern
Zugang zu einer Gruppe geben oder auch die gewünschten Berechtigungen zuweisen. In dieser Anleitung wird erklärt:

• wie eine brauchbare Struktur von Teilnehmerlisten aussieht
• wie Sie eine Teilnehmerliste hinzufügen
• welche System-Teilnehmerlisten Sie verwenden können
• wie Sie einen neuen Webmaster hinzufügen

Mit einer guten Struktur können funktionale Administratoren viel Zeit sparen, da die Gruppenteilnahmen und Berechtigungen nicht mehr für jeden Benutzer einzeln eingestellt zu werden brauchen.

Strukturierung von Teilnehmerlisten

Wie eine gute Teilnehmerlistenstruktur aussieht, können Sie oft aus internen HR- und IKT-Systemen ablesen (z. B. Active Directory, Zugriffsrechte auf Netzlaufwerke usw.). Bei diesen wurde sehr auf eine sinnvolle Zusammenfassung von Gruppen von
Kollegen und die Zuweisung der passenden Zugriffsrechte geachtet.

Ein sehr brauchbarer Ansatz ist das Übernehmen der Organisationsstruktur. Es ist dann am praktischsten, Teilnehmerlisten für die kleinste Einheit der Organisationsstruktur anzulegen. Das sind meistens Teams oder Abteilungen, zum Beispiel:

• Interne Platina
• Mitarbeiter Viadesk
• Webmasters

Anschließend kann für jedes Team oder jede Abteilung ein Gruppe erstellt werden, die lediglich mit der Teilnehmerliste verknüpft zu werden braucht.

Teilnehmerliste hinzufügen

Sie können neue Teilnehmerlisten über Setup > Teilnehmerlisten hinzufügen. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche + Hinzufügen. Nun wird ein neuer Bildschirm geöffnet.

Im nächsten Bildschirm können Sie eine Teilnehmerliste hinzufügen.

• Legen Sie einen Namen für die Teilnehmerliste fest, z. B. „Interne Platina“.
• Entfernen Sie bei Bedarf das Häkchen vor „Gruppenverwalter können diese Benutzerliste verwenden, um Berechtigungen für die Gruppe(n) zu verwalten“, wenn diese Teilnehmerliste nicht für Gruppenverwalter sichtbar sein soll. Die Option ist standardmäßig aktiviert.
• Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche + Teilnehmer hinzufügen.
• Im nun erscheinenden Bildschirm wählen Sie die Teilnehmer aus, die zu der Teilnehmerliste hinzugefügt werden sollen.
• Scrollen Sie dann nach unten und klicken Sie auf Hinzufügen.
• Nun kehren Sie zu dem Bildschirm mit den Teilnehmerlisten zurück, in dem Sie kontrollieren können, ob die richtigen Teilnehmer hinzugefügt wurden. Wenn alles stimmt, klicken Sie auf Speichern.

System-Teilnehmerlisten

Es gibt auch verschiedene System-Teilnehmerlisten für:

• alle Teilnehmer
• Teilnehmer, die Gruppen erstellen dürfen
• Teilnehmer, die in offenen Gruppen Mitglied werden können
• Webmaster

Die System-Teilnehmerliste Alle Teilnehmer umfasst alle Benutzer, die zum Social Intranet hinzugefügt wurden. Es ist oft sinnvoll, die Liste Alle Teilnehmer zu deaktivieren, damit ein Gruppenadministrator sie nicht
versehentlich zu einer geschlossenen Gruppe hinzufügen kann.

Mit den System-Teilnehmerlisten Teilnehmer die Gruppen erstellen dürfen und Teilnehmer die in offenen Gruppen Mitglied werden können können Webmaster festlegen, welche Teilnehmer Gruppen erstellen oder sich offenen
Gruppen anschließen dürfen.

Achtung: System-Teilnehmerlisten können nicht gelöscht werden.

Webmaster hinzufügen

Wenn Sie einen Benutzer zu der System-Teilnehmerliste Webmaster hinzufügen, geben Sie dem Benutzer Webmaster-Rechte. Damit hat dieser Benutzer ab sofort Zugang zu allen Systemeinstellungen unter Setup und zu allen Gruppen.

So fügen Sie einen neuen Webmaster hinzu:

1. Gehen Sie zu Setup > Teilnehmerlisten/Webmaster
2. Klicken Sie auf die Teilnehmerliste Webmasters
3. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche + Teilnehmer auswählen
4. Nun wird der Bildschirm „Teilnehmer auswählen“ geöffnet
5. Kreuzen Sie den Namen des Benutzers an, der Webmaster werden soll
6. Klicken Sie auf Hinzufügen
7. Klicken Sie im „Webmaster – Bearbeiten“-Bildschirm auf Speichern

Beim nächsten Mal wenn sich der neue Webmaster anmeldet, wird er oder sie auch Zugang zum Setup-Menü haben.

Wenn ein Benutzer nicht mehr Webmaster sein soll, brauchen Sie nur in der Teilnehmerliste Webmaster auf das Kreuzchen hinter seinem/ihrem Namen zu klicken und danach auf Speichern.